1. Yleistä

Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Isännöintitoimisto suojaa rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty.

2. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä:

isännöitsijä, AIT Ari Vuorela
Nättinummen Isännöinti Oy
Kreetankatu 4, 203200 Turku
p. 0400 829 008
ari.vuorela@nattinummi.inet.fi

3. Nättinummen Isännöinti Oy:n keräämät tiedot ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Isännöintitoimistomme asiakkaista eli taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista kerätään henkilötietoja kolmeen eri käyttötarkoitukseen pidettävään rekisteriin:
– osakeluettelo
– muutostyörekisteri
– asukasluettelo

Osakeluettelon ja muutostyörekisterin pitäminen perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin. Asukasluetteloa pidetään asiakkaina olevien taloyhtiöiden arjen pyörittämiseksi ja tietojen käsittely perustuu näin ollen taloyhtiön oikeutettuun etuun. Vastaavia asukasluetteloon rinnastettavia, mutta sisällöltään suppeampia tietoja on myös autopaikoista pidettävissä luetteloissa ja käyttökorvausten perimistä varten pidettävissä luetteloissa. Myös etäluettavista vesimittareista ja huoneistolämpötilaseurannasta muodostuu henkilörekisteri. Nämäkin tiedot ovat tarpeen arjen pyörittämiseksi.

4. Rekistereihin kirjatut tiedot ja tietolähteet

Osakasluettelo: osakkaan nimi ja osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (mikäli ne on luovutettu yhtiölle), luonnollisen henkilön syntymäaika, ja mahdollinen muu huoneiston hallintaoikeuteen liittyvä tieto, mikäli se on asiainhoidon kannalta tarpeellista

Muutostyörekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavia tietoja, vastaavia tietoja työn suorittajista (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsijat, valvoja)

Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn, tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintätoimi), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot (esimerkiksi sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat)

Etäluettavan vedenmittauksen ja huoneistolämpötilaseurannan avulla on mahdollista päätellä, onko huoneistossa vedenkulutusta, tai asutaanko huoneistossa, mutta tämän yhteydessä ei kerätä suoranaisesti henkilötietoja. Esimerkiksi laskutuksessa käytetään osakasluettelon ja asukasluettelon sisältämiä tietoja.

Kerätyt tiedot saamme asiakasyhtiöidemme osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä, millä varmistamme tarvittaessa rekisterissä olevien tietojen ajanmukaisuutta.

5. Henkilötietojen luovuttaminen

Isännöintitoimisto voi luovuttaa henkilötietoja taloyhtiönne virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa taloyhtiön osakkaalle tai asukkaalle taikka viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikessa henkilötietojen käsittelyssä kunnioitetaan rekisteröityjen henkilöiden yksityisyyttä.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Osakeluettelon ja muutostyörekisterin tietoja säilytämme asunto-osakeyhtiölain määräämän ajan. Asukasrekisterin henkilötietoja säilytämme niin kauan kuin asukas, tai osakas asuu asiakasyhtiössä. Poismuuton jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käyttää sen ajan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen laskutuksen, perinnän ja oikeudellisen toimenpiteen takia.

Emme luovuta hallussamme olevia tietoja mainos ja markkinointitarkoitukseen ja jos joudumme luovuttamaan niitä esimerkiksi korjaustoimien yhteydessä, tietojen luovutuksesta ja luovutettujen tietojen käyttöoikeuksista ja hävittämisestä käyttöperusteen päättyessä tehdään aina tapauskohtainen sopimus. Korjaustoimien yhteydessä luovutetaan vain rajattuja tietoja, ei esimerkiksi syntymäaikoja, eikä mitään muutakaan vastaavaa tietoa.

7. Asukkaiden oikeudet

Rekisteröidyille kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintitoimistolta pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

8. Henkilötietojen suojaus ja käsittelyn turvallisuus

Isännöintitoimisto käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta. Henkilötietoja käyttävät ainoastaan isännöintitoimiston työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan.

Sopimukset, ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuilla tahoilla.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostetta voidaan joutua päivittämään mm. tietosuojaa koskevan lainsäädännön kehittymisen vuoksi. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.

Tietosuojaseloste on julkaistu 25.5.2018